Property Management System или попросту PMS представляет собой систему, использующуюся для управление гостиницей или отелем. При помощи данного программного обеспечения владелец и его подчиненные могут оперативно управлять номерным фондом, осуществлять бронирование, а также контролировать загрузку. Кроме того, PMS автоматизирует целый перечень бизнес процессов, начиная от упрощения процедуры подбора номера под желания и потребности гостя и заканчивая планированием ценообразования и анализа результатов проделанной работы. Если говорить кратко, то Property Management System – система, кратно повышающая прибыльность и эффективность отеля.

Основные преимущества использования PMS-системы

Чтобы убедиться в незаменимости PMS-системы, сравним отель, не использующий такого рода ПО и предприятие, которое им пользуется.
Если в отеле нет системы управления, то способности владельца в управлении и развитии даже относительно небольшого отеля или гостиницы будут значительно ограничены. Да, несомненно, вы можете управлять заказами, используя для этого Microsoft Excel или старые, добрые листы бумаги, но подобная система бронирования будет занимать много времени, сотрудников, отвлечет вас от основного направления деятельности предприятия и не позволит развивать его в дальнейшем.
Главное достоинство современных систем по управлению номерным фондом заключается в автоматической обработке всех поступающих заказов, сделанных посредством сети Интернет. При необходимости ПО предоставит вам подробный отчет о доступных номерах в любом удобном виде, к примеру, в режиме просмотра диаграммы, списка или календаря. Важно учитывать, что такого рода интегрированная система не может работать без front-end’а, а именно продуманного веб-сайта. Система Property Management System является комплексом технологий, которые помогают оптимизировать управление номерами отеля, а также эффективно осуществлять бронирование и заказ.

Сколько стоит система управления отелем?

Санатории, отели, гостиницы и другие подобные предприятия, которые только начинают свой путь на рынке, должны тщательно распределять бюджет и оценивать все возможные затраты на несколько лет вперед. Нередки такие случаи, когда гостиница отказывалась от PMS-системы из-за падения доходов, что привело к окончанию действия подписки, переходу обратно на Excel и еще большему ухудшению финансовой ситуации.
Цена лицензии Property Management System подразумевает под собой общую стоимость использования программного обеспечения. В данном случае разработчики предлагают три решения: 
- платить комиссию;
- оплачивать ежемесячную подписку;
- сделать разовый взнос за использование ПО.
Да, несомненно, ежемесячная оплата является наиболее оптимальным решением, потому как она предоставляет возможность включить данный пункт еще на этапе планирования бюджета, но с другой стороны на вас налагаются долгосрочное денежное бремя, особенно если сравнивать с разовым приобретением PMS-системы.
В список расходов также следует включить обучение, дополнительные услуги, а также кастомизациюПО. В некоторых случаях все это может стоить даже больше, нежели сама система управления. Именно поэтому при подписании контракта в обязательном порядке выясните, включена ли поддержка PMS со стороны разработчиков в изначальную стоимость или все услуги будут предоставляться за дополнительную плату.
Важным «подводным камнем» является то, что некоторые поставщики взымают существенную плату за каждого нового пользователя, зарегистрированного в системе.

Какие функции необходимы для управления небольшим отелем или гостиницей?

Система управления отелем должна включать в себя следующие функции:
- упрощенное управление стойкой ресепшн. PMS-система в обязательном порядке должна предоставить сотруднику весь необходимый инструментарий, который позволит организовать деятельность ресепшина;
- удаленный доступ к системе. Владелец должен иметь возможность получить доступ к системе управления посредством онлайн вне зависимости от его места нахождения. То есть это значит, что PMSдолжна представлять собой SaaS сервис или портал с бэкофисом на хостинге. Такой подход позволит контролировать работу отеля с любой точки планеты;
- возможность осуществления международных заказов. Если вы предоставите возможность иностранным путешественникам забронировать номер в вашем отеле, то это даст вам ощутимое конкурентное преимущество;
- управление лояльностью гостей и связью с клиентами;
- управление прогнозами загрузки, ценами и ожидаемым доходом.

Какой системе PMS отдать предпочтение?

Говорить, что та или иная система управления гостиницей лучше или хуже, неблагоразумно. Ведь выбор программного обеспечения для управления бизнесом целиком и полностью зависит от потребностей заказчика и специфики отеля. Именно поэтому каждый владелец должен сам для себя решить, что лучше подойдет для него и удовлетворит его потребности. Благо подавляющее большинство разработчиков предлагают пробную версию программы, которая позволит оценить PMS-систему, его функциональность, удобство и сделать собственный независимый вердикт.